Der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch gem. Art. 15 Abs. 1 DSGVO beschäftigt weiterhin Arbeitgeber und Gerichte, insbesondere im Arbeitsverhältnis lauern zahlreiche Fallstricke. Diese ergeben sich nicht nur aus komplexen juristischen Fragestellungen, etwa zum Umfang des Auskunftsanspruchs und des Rechts auf Kopie gem. Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Oftmals stellt bereits der praktische Umgang mit Auskunftsanfragen von Beschäftigten Unternehmen vor Herausforderungen.

Dass es sich lohnt, eine gut aufgestellte Datenschutzorganisation zu haben, zeigt ein aktuelles Urteil des Arbeitsgerichts Oldenburg vom 09. Februar 2023 (3 Ca 150/21). Der Kläger verlangte von seiner (ehemaligen) Arbeitgeberin unter anderem Auskunft nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO sowie eine Kopie der Daten gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Das Unternehmen verweigerte die Auskunftserteilung. Erst im Gerichtsverfahren legte es einzelne Unterlagen vor – 20 Monate nach dem Auskunftsbegehren. Das Gericht hat dem Kläger allein aufgrund dieser verspätet erteilten Auskunft einen Schadensersatz von 10.000 Euro zugesprochen.

DER DATENSCHUTZRECHTLICHE AUSKUNFTSANSPRUCH

Der Auskunftsanspruch gem. Art. 15 Abs. 1 DSGVO und das Recht auf Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO bestehen neben dem Einsichtsrecht in die Personalakte gem. § 83 Abs. 1 BetrVG. In der Praxis wird der DSGVO-Anspruch vielfach zur Erhöhung des „Lästigkeitswertes“ im Konfliktfall genutzt, um auf diese Weise Verhandlungsmasse zu gewinnen und um ggf. an zusätzliche Informationen und Unterlagen für einen (späteren) Rechtsstreit zu gelangen.

Für den Auskunftsanspruch gelten klare Fristen: Grundsätzlich ist die Auskunft unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zu beantworten (in Ausnahmefällen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden). Die inhaltlich korrekte Erfüllung des Anspruchs, insbesondere des Anspruchs auf Kopie, ist allerdings komplex, wie auch eine Vielzahl von Urteilen zeigt.

10.000 EURO SCHADENSERSATZ

Wird der Anspruch nicht ordnungsgemäß erfüllt, kann dies zu einem Schadensersatzanspruch gem. Art. 82 DSGVO führen sowie ggf. zu einer Geldbuße gem. Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO.

Wie kam das Arbeitsgericht Oldenburg im vorliegenden Fall zu einer Summe von 10.000 Euro für eine verspätet erteilte Auskunft? Dem Gericht genügt (unter Berufung auf das Bundesarbeitsgericht) zur Begründung des Anspruchs auf immateriellen Schadensersatz gem. Art. 82 Abs. 1 DSGVO bereits die Verletzung von Vorschriften der DSGVO. Nach Ansicht des Gerichts ist es gerade nicht erforderlich, dass die verletzte Person einen (weiteren) von ihr erlittenen immateriellen Schaden darlegen muss. Dementsprechend führt also bereits die Nichteinhaltung von Vorschriften der DSGVO (hier: der Fristen für die Erfüllung des Auskunftsanspruchs) zu einem Schadensersatzanspruch für die betroffene Person. Das Gericht geht zudem davon aus, dass bei der Berechnung der Höhe des Schadensersatzes Präventionscharakter und Abschreckungswirkung zu berücksichtigen seien: Der Schadensersatz soll weh tun.

Hier war der Auskunftsanspruch 20 Monate zu spät erteilt worden. Für jeden Monat, in dem die Auskunft nicht erteilt wurde, hat das Gericht 500 Euro angesetzt, sodass es auf die Gesamtsumme von 10.000 Euro kommt.

Die vorliegende Entscheidung setzt eine Reihe von Entscheidungen fort, in denen deutsche Arbeitsgerichte allein die Verletzung von Vorschriften der DSGVO als ausreichend erachtet haben, um einen Schadensersatzanspruch des Beschäftigten zu begründen.

Gerade beim Auskunftsanspruch lassen sich viele Fehler mit Hilfe einer robust aufgestellten Datenschutzorganisation vermeiden.

UNSERE PRAXISTIPPS

1. Sorgen Sie für klare Verhältnisse. Ein Auskunftsersuchen kann jederzeit und grundsätzlich auch gegenüber jeder Stelle eines Unternehmens geäußert werden. Niemand muss sich dafür an die Personal- oder Datenschutzabteilung wenden, selbst ein Auskunftsverlangen über social media ist denkbar. Allen im Unternehmen muss klar sein, wohin ein Auskunftsersuchen weitergeleitet werden muss und dass dies unverzüglich zu geschehen hat.

2. Achten Sie auf die Fristen. Die unverzügliche Weiterleitung an die zuständige Abteilung ist wichtig, damit die Fristen eingehalten werden. Wie aktuelle Urteile zeigen, kann bereits eine verspätet erteilte Auskunft unnötige Komplikationen auslösen.

3. Seien Sie vorbereitet. Im Unternehmen sollte eine Muster-Auskunft ebenso wie klare Datenschutzorganisation existieren, die eine effiziente Bearbeitung von Auskunftsbegehren sicherstellt. Dazu gehört auch, dass Sie die Ausnahmen vom Auskunftsanspruch ebenso kennen, wie die maßgeblichen Regeln zum Schutze eventuell betroffener anderer Arbeitnehmer oder sonstiger Dritter.